RGPD

Déclaration relative au RGPD

Ostmere (« nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et de votre vie privée. La présente déclaration, établie conformément au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD ») et à la législation française applicable, explique comment nous recueillons, utilisons, conservons, partageons et protégeons vos données personnelles, ainsi que les droits dont vous disposez.

Cette déclaration s’applique aux personnes qui consultent ostmere.com, passent une commande sur le Site, s’abonnent à nos communications commerciales ou échangent avec notre service client.

1. Responsable du traitement

Le responsable qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles est :

Nom : Ostmere
Forme juridique : entrepreneur individuel
Responsable : Michele Vilardi
Adresse : 12050 Park Blvd, Apt 114, Seminole, FL 33772, États-Unis
Site Internet : ostmere.com
E-mail : helpbox@ostmere.com
Téléphone : +1 239 361 0118

Toute question concernant le traitement de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits au titre du RGPD doit être adressée à helpbox@ostmere.com.

2. Données personnelles que nous recueillons

Selon la manière dont vous interagissez avec notre Site, nous pouvons recueillir les informations suivantes.

Données d’identité et de contact

• Nom

• Adresse de facturation

• Adresse de livraison

• Adresse e-mail

• Numéro de téléphone

• Toute autre coordonnée que vous nous communiquez volontairement

Données relatives aux commandes et aux transactions

• Numéro de commande

• Produits achetés

• Montant de la commande

• Remises et frais de livraison

• Statut du paiement

• Numéro de transaction

• Historique des remboursements et des annulations

• Informations relatives à la livraison et au suivi du colis

• Historique des retours, des échanges et des demandes après-vente

Les paiements par carte sont généralement traités par des prestataires tiers. En principe, nous ne conservons pas directement le numéro complet de votre carte bancaire ni son cryptogramme de sécurité. Nous pouvons toutefois recevoir la marque de la carte, ses derniers chiffres, le numéro de transaction et le statut du paiement.

Données relatives au service client

• Les e-mails et autres communications échangés avec notre équipe

• Les demandes de renseignements, les réclamations et les dossiers après-vente

• Les photographies ou vidéos des produits, des emballages et des étiquettes d’expédition que vous nous transmettez

• Toute autre information raisonnablement nécessaire au traitement de votre demande

Données relatives à l’appareil et à l’utilisation du Site

• Adresse IP

• Type de navigateur

• Type d’appareil

• Système d’exploitation

• Date et heure des visites

• Pages consultées

• Page d’origine

• Clics et autres interactions avec le Site

• Identifiants de cookies

• Journaux techniques et de sécurité

Données relatives au marketing et aux préférences

• Statut de l’abonnement aux communications commerciales

• Choix relatifs aux cookies

• Préférences linguistiques et régionales

• Interactions avec les e-mails marketing

• Préférences concernant les produits que vous nous avez expressément communiquées

3. Sources des données

Nous pouvons obtenir vos données personnelles de différentes manières :

• Directement auprès de vous lorsque vous passez une commande, nous contactez ou vous abonnez à nos communications

• Automatiquement, au moyen des technologies nécessaires au fonctionnement du Site

• Auprès des prestataires de paiement, qui nous communiquent le statut des transactions

• Auprès des transporteurs, qui nous transmettent les informations relatives à la livraison

• Auprès de prestataires de service client ou de services techniques agissant selon nos instructions

• Auprès de toute autre source licite autorisée par la législation applicable

Si vous nous communiquez les données personnelles d’une autre personne, vous devez vous assurer que vous êtes autorisé à le faire et que cette personne a reçu les informations nécessaires concernant le traitement de ses données.

4. Finalités et bases juridiques du traitement

Nous traitons vos données personnelles uniquement lorsque nous disposons d’une base juridique appropriée.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant le retrait de votre consentement.

Lorsque le traitement repose sur nos intérêts légitimes, nous en évaluons la nécessité et mettons en balance nos intérêts avec vos droits, vos libertés et vos attentes raisonnables.

5. Informations obligatoires et facultatives

Le nom, les coordonnées, l’adresse de livraison et les informations de paiement nécessaires au traitement d’une commande sont généralement obligatoires. Si vous ne les fournissez pas, nous pourrions ne pas être en mesure d’accepter votre paiement, d’exécuter votre commande, d’assurer sa livraison ou de vous fournir un service après-vente.

Les informations utilisées à des fins de marketing, de publicité personnalisée ou d’activation de cookies non essentiels sont généralement facultatives. Le refus de les fournir ou le retrait de votre consentement ne vous empêche pas d’utiliser les fonctionnalités essentielles du Site ni d’acheter des produits conformément à la loi.

6. Destinataires des données

Nous communiquons vos données personnelles uniquement aux destinataires qui en ont besoin pour réaliser les finalités décrites dans la présente déclaration, notamment :

• Les plateformes de commerce électronique et prestataires techniques du Site

• Les prestataires d’hébergement du Site et d’hébergement dans le cloud

• Les prestataires de paiement et les banques

• Les prestataires de prévention de la fraude et de sécurisation des transactions

• Les entrepôts, prestataires chargés de l’exécution des commandes et transporteurs

• Les prestataires de service client et de messagerie électronique

• Les prestataires d’analyse et de marketing utilisés avec votre consentement

• Les comptables, avocats, assureurs et autres conseillers professionnels

• Les autorités réglementaires, fiscales, judiciaires ou chargées de l’application de la loi légalement habilitées à obtenir ces informations

• Les acquéreurs potentiels et leurs conseillers professionnels en cas de vente, de fusion ou de restructuration de notre activité

Les prestataires qui traitent des données pour notre compte ne peuvent les utiliser que conformément au contrat conclu avec nous, à nos instructions ou à la législation applicable. Ils doivent mettre en œuvre des mesures appropriées de confidentialité et de sécurité.

7. Transferts internationaux de données

Ostmere étant établi aux États-Unis, les données personnelles que vous nous communiquez peuvent être transférées vers les États-Unis ou traitées par des prestataires situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque le RGPD l’exige, nous recourons à un mécanisme approprié pour encadrer ces transferts, notamment :

• Une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne

• Les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne

• La participation valide du destinataire à un cadre applicable de protection des données

• Toute autre garantie ou dérogation reconnue par la législation applicable

Lorsque cela est nécessaire, nous évaluons également les risques liés au transfert et mettons en œuvre des mesures contractuelles, techniques ou organisationnelles complémentaires.

Pour obtenir des informations sur les garanties applicables au transfert de vos données, contactez-nous à helpbox@ostmere.com.

8. Durées de conservation

Nous ne conservons pas vos données personnelles indéfiniment. Les durées de conservation sont déterminées en fonction des finalités du traitement, de l’exécution du contrat, de nos obligations légales, du règlement des litiges et de nos besoins en matière de sécurité.

Les critères suivants s’appliquent généralement :

• Données relatives aux commandes et à leur exécution : conservées pendant l’exécution de la commande, puis pendant les durées requises par les règles applicables en matière de comptabilité, de fiscalité, de protection des consommateurs et de prescription.

• Factures et données comptables : conservées pendant les durées prévues par la législation applicable. Lorsque les règles françaises correspondantes s’appliquent, certains documents de facturation peuvent être conservés pendant 10 ans.

• Dossiers du service client : conservés jusqu’à la résolution de la demande ou de la réclamation, puis pendant une durée raisonnable nécessaire au traitement d’un éventuel litige ultérieur.

• Données relatives aux retours et aux remboursements : conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat, au respect de nos obligations comptables et au règlement des litiges.

• Données marketing : conservées jusqu’à votre désabonnement ou au retrait de votre consentement. Les données marketing relatives aux clients sont généralement conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou de la dernière interaction significative, sauf disposition légale contraire.

• Données issues des cookies : conservées pendant les durées indiquées dans les paramètres de cookies.

• Preuves du consentement aux cookies : conservées pendant la durée nécessaire pour démontrer et respecter vos choix.

• Journaux techniques et de sécurité : conservés pendant une durée limitée, nécessaire à l’analyse des incidents de sécurité et à la protection du Site.

• Données relatives aux litiges : conservées jusqu’à la résolution du litige et à l’expiration des délais légaux applicables.

À l’expiration des durées applicables, nous supprimons ou anonymisons les données concernées, ou en limitons l’accès, sauf lorsqu’une obligation légale impose de poursuivre leur conservation.

9. Vos droits au titre du RGPD

Sous réserve des conditions prévues par la législation applicable, vous disposez des droits suivants.

Droit d’accès

Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, d’en obtenir une copie ainsi que des informations sur leur traitement.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou que des informations incomplètes soient complétées.

Droit à l’effacement

Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Nous pouvons néanmoins devoir conserver certaines données afin de respecter une obligation légale, d’exécuter un contrat, de prévenir la fraude ou de constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Droit à la limitation du traitement

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander que l’utilisation de vos données personnelles soit temporairement limitée.

Droit à la portabilité des données

Pour les données que vous nous avez fournies et qui sont traitées de manière automatisée sur le fondement de votre consentement ou d’un contrat, vous pouvez demander à les recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez également demander leur transmission à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition

Lorsque le traitement repose sur nos intérêts légitimes, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous cesserons alors le traitement concerné, sauf si nous pouvons démontrer l’existence de motifs légitimes impérieux prévalant sur vos droits ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Droit d’opposition à la prospection commerciale

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection directe. Dès réception de votre demande, nous cesserons d’utiliser vos données à cette fin.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la législation applicable, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (« CNIL ») ou de l’autorité de protection des données de votre lieu de résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où l’infraction présumée aurait été commise.

Site Internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/

10. Comment exercer vos droits

Envoyez votre demande à :

helpbox@ostmere.com

Nous vous recommandons d’utiliser l’objet suivant :

« Demande RGPD – [type de droit exercé] »

Veuillez indiquer votre nom, votre adresse e-mail, la nature de votre demande ainsi que le numéro de commande concerné, le cas échéant.

Afin d’empêcher tout accès non autorisé, nous pouvons vous demander des informations raisonnablement nécessaires à la vérification de votre identité. Nous ne vous demanderons pas davantage d’informations que ce qui est nécessaire à cette vérification.

En principe, nous répondons aux demandes valables dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Lorsque la demande est complexe ou que nous recevons un grand nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires conformément à la loi. En cas de prolongation, nous vous en informerons dans le délai initial d’un mois et vous en expliquerons les raisons.

L’exercice de vos droits est généralement gratuit. Lorsqu’une demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, nous pouvons, dans les limites autorisées par la loi, facturer des frais raisonnables ou refuser d’y donner suite. Dans ce cas, nous vous en expliquerons les raisons.

11. Cookies et technologies similaires

Le Site peut utiliser des cookies, des pixels, des dispositifs de stockage local et d’autres technologies similaires.

Les cookies sont généralement répartis dans les catégories suivantes :

• Cookies strictement nécessaires : utilisés pour la sécurité du Site, le panier, le paiement et les fonctionnalités essentielles.

• Cookies de préférences : utilisés pour mémoriser votre langue, votre région et vos autres choix.

• Cookies d’analyse : utilisés pour comprendre la fréquentation du Site et l’utilisation de ses fonctionnalités.

• Cookies marketing : utilisés pour mesurer l’efficacité publicitaire ou proposer du contenu personnalisé.

Les cookies strictement nécessaires ne requièrent généralement pas votre consentement. Sauf lorsque la loi autorise leur utilisation sans consentement, les cookies d’analyse, de préférences ou de marketing ne sont activés qu’après l’expression valable de votre choix.

Vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels, ou modifier vos choix, à partir de la bannière ou des paramètres de cookies du Site. Le refus des cookies non essentiels doit être aussi simple que leur acceptation.

12. Communications commerciales

Nous vous envoyons des communications commerciales uniquement lorsque nous disposons d’une base juridique appropriée.

Chaque e-mail marketing comprend un moyen de vous désabonner. Vous pouvez également demander l’arrêt de ces communications en écrivant à helpbox@ostmere.com.

Après votre désabonnement, nous pouvons conserver un minimum d’informations afin de nous assurer que votre choix est respecté. Le désabonnement des communications marketing n’affecte pas les messages nécessaires concernant vos commandes, les livraisons, la sécurité ou le service client.

13. Décisions automatisées

Sauf indication contraire clairement portée à votre connaissance, nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques à votre égard ou vous affecterait de manière significative de façon similaire.

Nous pouvons utiliser des outils automatisés pour faciliter la détection des fraudes, des risques de sécurité ou des paiements inhabituels. Lorsque cela est nécessaire, vous pouvez nous contacter afin de demander un examen humain de la décision concernée.

14. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, divulgation, modification ou destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• Des contrôles d’accès

• Le chiffrement des données en transit

• Des mesures de sécurité relatives aux comptes et aux paiements

• La journalisation et la surveillance de sécurité

• L’évaluation de nos prestataires

• La minimisation des données

• Des obligations de confidentialité imposées au personnel et aux prestataires

• Des procédures de gestion des incidents de sécurité

Aucun système de transmission ou de stockage sur Internet ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. Protégez soigneusement les informations de votre compte et n’envoyez jamais par e-mail ordinaire le numéro complet de votre carte bancaire, son cryptogramme de sécurité ou votre mot de passe.

15. Violations de données personnelles

En cas d’incident de sécurité impliquant des données personnelles, nous en évaluerons la nature, l’étendue et les risques pour les droits et libertés des personnes concernées.

Lorsque la législation applicable l’exige, nous notifierons l’incident à l’autorité de protection des données compétente. Nous vous en informerons également lorsque l’incident est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés.

16. Mineurs

Notre Site et nos produits ne sont pas spécifiquement destinés aux mineurs.

Nous ne recueillons pas sciemment les données personnelles de mineurs qui ne sont pas légalement en mesure de consentir seuls au traitement concerné. Si nous constatons que de telles données nous ont été communiquées sans autorisation appropriée, nous prendrons des mesures raisonnables afin de les supprimer ou d’en limiter le traitement.

Si vous pensez qu’un mineur nous a communiqué des données personnelles, contactez-nous à helpbox@ostmere.com.

17. Sites Internet tiers

Le Site peut contenir des liens vers des sites tiers, des plateformes de paiement, des pages de suivi logistique ou des réseaux sociaux.

Ces tiers déterminent de manière indépendante la façon dont ils traitent les données et appliquent leurs propres politiques de confidentialité. Avant d’accéder à un service tiers, nous vous recommandons de consulter ses informations relatives à la confidentialité et aux cookies.

18. Mise à jour de la déclaration

Nous pouvons modifier la présente déclaration relative au RGPD afin de tenir compte de l’évolution de nos activités, de nos technologies, de nos prestataires ou des exigences légales.

Toute nouvelle version sera publiée sur le Site avec une nouvelle date de dernière mise à jour. Si une modification a une incidence importante sur vos droits ou sur la manière dont nous traitons vos données, nous vous en informerons par un moyen approprié lorsque la législation applicable l’exige.

19. Nous contacter

Pour toute question concernant la présente déclaration, la manière dont nous traitons vos données personnelles ou l’exercice de vos droits au titre du RGPD, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Ostmere
12050 Park Blvd, Apt 114
Seminole, FL 33772
États-Unis

Site Internet : ostmere.com
E-mail : helpbox@ostmere.com
Téléphone : +1 239 361 0118
Horaires du service client : du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, heure française (CET/CEST)